Privacybeleid

Wettelijke basis

De VLOT is onderworpen aan de Europese verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Ledenbestand

Van wie verzamelen en verwerken we gegevens?

personen die lid van onze vereniging zijn of worden;
personen die deelnemen aan onze activiteiten;
personen die folders Latijn: iets voor jou? en/of Grieks: iets voor jou? bestellen;
personen die een subsidie voor klassieke projecten aanvragen;
personen die zich inschrijven voor onze nieuwsbrief;
personen die een kennismakingspakket aanvragen;
personen die een bericht posten op het forum van onze website.

Welke gegevens verzamelen en verwerken we?

naam en voornaam, adres en woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres;
het lidgeld dat in een bepaald jaar wordt betaald;
de activiteiten waaraan wordt deelgenomen en de betaalde bijdrage;
het aantal folders dat in een bepaald jaar wordt besteld;
de contractuele gegevens van activiteiten die we subsidiëren.

Waarom verzamelen en verwerken we die gegevens?

om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van een vzw;
om onze leden te contacteren voor administratieve doeleinden;
om onze leden het tijdschrift Prora toe te zenden;
om de organisatie van onze activiteiten uit te voeren;
om de bestelde folders Latijn: iets voor jou? en/of Grieks: iets voor jou? op te sturen;
om een subsidieaanvraag te beoordelen en eventueel subsidie toe te kennen;
om onze leden en sympathisanten te informeren via onze nieuwsbrief;
om geïnteresseerden een kennismakingspakket op te sturen;
om het forum op onze website operationeel te houden;
om statistische gegevens betreffende onze vereniging te genereren.

Hoelang houden we die gegevens bij?

De gegevens van leden moeten ten minste worden bijgehouden zolang het lidmaatschap actief is. De vraag om de gegevens volledig te verwijderen impliceert automatisch de feitelijke beëindiging van het lidmaatschap.

De gegevens van niet-leden worden bijgehouden voor informatieve en statistische doeleinden totdat ons door de betrokkenen wordt verzocht de gegevens te verwijderen of totdat onze vereniging wordt ontbonden.

Hoe beschermen we die gegevens?

We nemen alle redelijke maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en diefstal, onder meer door actuele beveiligingssoftware op de computers van onze vereniging en door regelmatige back-ups van de bestanden.

Dragen we die gegevens over aan derden?

Alle gegevens in ons ledenbestand zijn strikt vertrouwelijk. Ze worden uitsluitend gebruikt door de bestuurders, de toegang ertoe wordt beperkt tot wat nodig is voor een goede werking van onze vereniging en ze worden in geen geval aan derden overgedragen, behoudens wettelijke verplichtingen (zie artikel 9 en 10 van onze statuten).

Wie is verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van die gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is VLOT vzw met zetel in de Oude-Bruglaan 2 bus 402 te 9160 Lokeren en met ondernemingsnummer 0457.137.838. Contact: leden@vlot-vzw.be.

Website

Algemeen

Om onze website te gebruiken moet de bezoeker zich op geen enkele manier identificeren of registreren. Op de server van de website worden algemene statistieken bijgehouden, maar die zijn volledig anoniem en verzamelen geen informatie over individuele bezoekers. Er worden op die manier dan ook geen persoonlijke gegevens verzameld noch verwerkt.

Forum

Bij een bericht op het forum van onze website worden altijd ten minste de volledige naam en het e-mailadres van de inzender vermeld. Andere gegevens (adres en telefoonnummer) worden slechts toegevoegd voor zover de inzender die op het aanmeldformulier invult.

Een bericht wordt weer verwijderd wanneer de inzender ons daarom verzoekt of op initiatief van onze vereniging wanneer de inhoud ervan niet meer relevant is.

Facebookpagina

Wie onze Facebookpagina gebruikt, is onderworpen aan het privacybeleid van Facebook, waarop de VLOT geen enkele invloed heeft.

Instagrampagina

Wie onze Instagrampagina gebruikt, is onderworpen aan het privacybeleid van Facebook, waarop de VLOT geen enkele invloed heeft.

Rechten van betrokken personen

Alle personen die zijn opgenomen in ons ledenbestand, hebben op elk moment het recht om ons te vragen welke gegevens we van hen bezitten, om die gegevens waar nodig te laten corrigeren en om die gegevens gedeeltelijk of volledig te laten verwijderen. De vraag van leden om hun gegevens volledig te verwijderen impliceert automatisch de feitelijke beëindiging van het lidmaatschap.

De betrokken personen zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid van hun gegevens en verbinden zich ertoe ons op de hoogte te brengen van elke wijziging.

Wie zijn gegevens wil inzien, laten corrigeren of laten verwijderen, kan dat op eenvoudig verzoek naar het e-mailadres leden@vlot-vzw.be. Elk verzoek wordt zo vlug mogelijk gelezen en vervolgens onmiddellijk behandeld.

Indien we niet ingaan op de rechtmatige eis tot inzage, correctie of verwijdering van de gegevens, kan de betrokkene zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.